El impacto de la tecnología en los procesos de las compañías obliga a los directivos a gestionar los recursos de una forma más ágil y adecuada, lo que genera un mayor espíritu innovador en la organización.
Aun sin terminar, 2020 será el año en el cual las compañías cambiaron la forma de gestionar los recursos, plantearon un plan estratégico para adaptarse a las necesidades del mercado, rediseñaron su oferta y se enfrentaron finalmente al dinamismo natural de los consumidores.
También será el año en el que las compañías se enfrentaron finalmente a la digitalización y entendieron el rol de la tecnología.
Y, sin duda, será el año en el que los ejecutivos tuvieron que rehacer “desde cero” los planteamientos financieros del año… a mitad de año, por primera vez en su vida empresarial.
Un nuevo enfoque de presupuestación
De ahí que sea necesario un nuevo enfoque de presupuestación para enfrentarse a la elaboración de los nuevos planes estratégicos, sin tener en cuenta cómo se han desarrollado previamente. Este método es conocido como “Zero-Based Budget” (presupuesto base cero).
Principalmente, la diferencia con el enfoque tradicional es que ningún recurso se asigna o incluye de forma automática, sino que cada nueva partida de gasto se revisa de manera exhaustiva y ha de ser justificada dentro del presupuesto.
A veces, este cambio en el proceso de gestión de costos suele ser difícil de asumir por parte de las áreas de responsabilidad, ya que supone un impacto que afecta a la estructura organizacional, a los proyectos y a los recursos y, por ende, a la posición de las personas dentro de la compañía.
El Zero-Based Budget, parte de la cultura organizacional
En una economía tan dinámica como la actual debido a la digitalización, la gestión de costos vía Zero-Based Budget debería formar parte de la cultura organizacional.
Para que este impacto no afecte de manera drástica a las compañías, estas deberían aplicar de forma continua la gestión Zero-Based Budget como parte de las buenas prácticas, lo que implica un cambio cultural importante dentro de la organización.
El resultado de la elaboración de presupuestos bajo esta perspectiva debería generar ahorros importantes en todos los departamentos, de mayor calado en aquellos que son poco productivos, y que a su vez puedan ser aprovechados para generar un cambio de enfoque en aquellas áreas más productivas, lo que permitirá impulsar la innovación de forma continua y líquida a lo largo de toda la compañía.
Sin embargo, enfrentarse a la elaboración de un Zero-Based Budget es un proceso nada sencillo que requiere importantes recursos internos.
| Presupuesto tradicional | Presupuesto base cero | |
|---|---|---|
| Punto de partida | El presupuesto del año en curso ($X) | Cero ($0) |
| Cómo se reparte | Un porcentaje fijo por área, heredado del año anterior | Cada proyecto de cada área se justifica desde cero |
| Proyectos nuevos | Se suman encima de lo que ya existe | Compiten por recursos con los proyectos actuales |
| Presupuesto del año nuevo | $X + inflación | $Y: lo que justifican los proyectos |
Ventajas y desventajas
Por un lado, es necesario tener un control detallado de los costos de cada una de las áreas de forma estandarizada, lo que en muchas ocasiones no es fácil que suceda.
Para ello, se demanda una alineación de las diferentes áreas de la organización, que se convertirá en una ventaja en términos de eficiencia en la gestión de los recursos.
En segundo lugar, esta metodología facilita la reducción de costos, ya que limita de forma automática y continua el incremento de los presupuestos debido a indicadores de referencia como la inflación.
Estas ventajas, sin embargo, también tienen su contraparte en forma de desventajas.
Desarrollar por primera vez un ejercicio Zero-Based Budget requiere un tiempo que puede alcanzar alrededor de seis meses; incluso, en algunas compañías, llegaría hasta casi un año completo.
Y, por supuesto, exige una gran cantidad de recursos para identificar todas las partidas de gasto y las oportunidades de nuevos proyectos que impulsen un mayor rendimiento.
De ahí que todos los departamentos de la compañía deban estar involucrados en el proceso, desde el back-office hasta las áreas de front-office.
Es importante tener en cuenta que la aplicación de esta metodología tiene como objetivo eliminar los costos improductivos, pero no ha de verse únicamente como un estricto ahorro de costos. De hecho, esta técnica debería permitir una mejor asignación de los recursos en los proyectos con un mayor potencial, lo que debería facilitar el crecimiento de la compañía.
Interiorizar el cambio continuo
El año 2021 llegó tan solo tres meses después de haber comenzado 2020. Y esto permitirá a las compañías ganar tiempo para rediseñar sus estrategias, reasignar los recursos y redimensionar las estructuras para volver a posicionarse en el mercado de formas más ligeras y ágiles.
Interiorizar y naturalizar el cambio continuo es una necesidad para cualquier compañía en la era de la tecnología. Y, para ello, disponer de herramientas como el Zero-Based Budget, que faciliten el dinamismo y la flexibilidad, se convierte en una ventaja organizacional que permitirá identificar nuevas oportunidades de negocio y cumplir los objetivos de una forma más saludable.
